Organisering

---

Innan processen påbörjas mer ingående måste myndigheten komma överens om vilka personer som ansvarar för det tekniska genomförandet av serviceskiktet och ändringen av rutinerna. Vilka roller som behövs för arbetet beror bland annat på storleken på organisationen och vilken typ av förändringar det handlar om: att gå med via förenklade e-tjänster kräver en betydligt lättare organisation än att samutveckla en ny, komplex servicehelhet i serviceskiktet.

Förutom en engagerad ledning eller styrgrupp och till exempel tekniska sakkunniga från informationshanteringen är det bra att diskutera till exempel om det behövs en separat projektledare och ändringsagenter, i synnerhet vid mer omfattande anslutningar. Dessutom är det bra att komma överens om vem som ansvarar för exempel kommunikation och utbildning eller planering av operativa ändringar. I detta skede gäller det också att komma överens om deltagande i den gemensamma utvecklingen av serviceskiktet och agerandet i partnernätverket.

Syftet med organiseringen är att säkerställa att beslut och riktlinjer tas fram på rätt nivå och att genomförandet av förändringar på operativ nivå går smidigt. Ändringsagenterna bör inte ansvara för beslutsfattande som strider mot deras ställning i organisationen. För att säkerställa ett smidigt införande bör det vara möjligt att frigöra tillräckligt med tid för arbetet.

När bör organiseringen ske?

Roller och ansvar, beslutsbefogenheter, tillgänglig arbetstid och arbetsmetoder bör överenskommas i ett tidigt skede innan ändringsprocessen påbörjas.

Vem bör delta i organiseringen?

Myndigheten kan besluta om rollerna i enlighet med sina egna processer. I synnerhet rollen som ändringsagent roll bör dock basera sig på frivillighet och ett gemensamt beslut. På så sätt garanteras nyckelpersonalens engagemang för förändringen, vilket i sin tur bidrar till genomförandet av förändringen som helhet.