Genomför

---

Under genomförandet

• görs relevanta förändringar i serviceprocesserna med tanke på införandet
• förbereds kundhandledningen med tanke på införandet
• kontrolleras instruktionerna för personalen och utbilda personalen
• säkerställs personalens användning av tjänsten Tillstånd och tillsyn (inloggning och fullmakter)
• utvecklas adekvat systemförmåga (integrations- eller programvarurobotik)
• planeras införandet
• utförs test (tekniska, funktionella och godkännande)
• fattas beslut om övergång till idrifttagningsstadiet
• informeras intressenterna (kunderna, personalen, övriga) om införandet 

Vi har tagit fram en checklista för myndigheterna som inför tjänsten och som kan användas under vid införandet. Den kan kompletteras med organisationens egna åtgärder för införande. Verktyget finns i verktygsavsnittet längst ner på denna sida.

Förändringar i serviceprocessen

När tjänsten Tillstånd och tillsyn införs i myndighetens serviceverksamhet ska den anpassas till myndighetens serviceprocesser. Förändringar behövs åtminstone i kundhandledningen av de tjänster som införs, handläggningen av ärenden och överföringen av information om ärendestatus mellan myndigheten och tjänsten Tillstånd och tillsyn (särskilt när man använder tjänstens förenklade version), samarbete mellan myndigheter, kundkommunikation, användning av tjänstens gemensamma kundprojektvy samt tjänstens inloggningspraxis. Dessa förändringsbehov påverkar det som måste göras vid införandet.

Kundhandledning

Kundhandledningen säkerställer att kunden hittar myndighetens service på rätt ställe. När tjänsten Tillstånd och tillsyn har införts ska även myndigheten hänvisa kunder till tjänsten. Handledning kan ges från flera håll, men åtminstone i Suomi.fi-servicedatalagret och i Suomi.fi-webbtjänsten bör ha hänvisning från myndighetehs tjänst till tjänsten Tillstånd och tillsyn ytterligare behövs en beskrivning av tjänsten som tillhandahålls av myndigheten med relevanta språkversioner. Handledning kan även ges på myndighetens webbplats eller andra servicekanaler.

Personal

Vid införandet bör myndighetens personal få tillräckliga operativa instruktioner, verktyg och utbildning om den nya operativa modellen och användningen av tjänsten Tillstånd och tillsyn. Detta säkerställer ett framgångsrikt införande och förebygger att de tjänster som införs blir oklara för både kunden och organisationen.  

Inloggning och fullmakter

Kundens och myndighetens användning av tjänsten Tillstånd och tillsyn kräver inloggning. Vid inloggning identifieras användarna och samtidigt kontrolleras deras rätt att agera som myndighet i tjänsten. Vid genomförandet gör myndigheten det möjligt för sina tjänstemän att logga in i tjänsten genom att verifiera inloggningsmetoden som används av organisationen: Suomi.fi eller Virtu.

Instruktioner och utbildningar

Före införandet bör organisationen modifiera de instruktioner som styr verksamheten i enlighet med de nya rutinerna. Instruktionerna ska stödja personalen i införandet och användningen av de nya rutinerna, vilket möjliggör kontinuitet i serviceverksamheten.

Det gäller att börja utbildningar i slutet av genomförandet, så att utbildningen och införandet av tjänsten ligger tidsmässigt så nära varandra som möjligt. Allmänt utbildningsmaterial om tjänsten finns bakom länkarna längst ner på sidan. 

E-tjänster och system

Om Elektronisk dataöverföring (integration) eller Förenklade tjänster har valts som anslutningssätt för tjänster som införs genom programvarurobotik (robotik används för att överföra uppgifter relaterade till ärenden från tjänsten Tillstånd och tillsyn till myndighetens e-tjänst) ska myndigheten utveckla och testa dessa tekniska lösningar före införandet. 

Förenklade tjänster som anslutningsmetod, där handläggaren överför uppgifter om ärenden från tjänsten Tillstånd och tillsyn till myndighetens e-tjänst, kräver inte nödvändigtvis förändringar i myndighetens e-tjänster eller system.

Information om anslutningssätt och tekniska gränssnittsbeskrivningar finns i avsnittet Anslutningssätt.

Sammanställning av information om valda tjänster

Anslutningsuppgifterna för myndighetens tjänster sammanställs på anslutningsblanketten för tjänsten Tillstånd och tillsyn. Blanketten skickas till tjänsten, där servicehanteringen för tjänsten Tillstånd och tillsyn justerar inställningarna för att möjliggöra tjänsterna. Detaljerade instruktioner finns på sidan Uppgifter för anslutning till tjänsten.

Uppgifter och instruktioner för anslutning till tjänsten

Bakom länken Uppgifter för anslutning till tjänsten finns myndighetsspecifika åtgärder och instruktioner för inloggning i tjänsten, anpassning av fullmaktshanteringen till din organisation och sammanställning av ärendespecifika uppgifter.

Planering av stadiet Inför

Stadiet Inför bör planeras i detalj, eftersom dessa uppgifter har en exakt ordningsföljd och en begränsad tid för att slutföra dem. I planeringen gäller det att särskilt beakta kommunikationen mellan olika aktörer och även tänka på möjliga backupplaner för de mest kritiska funktionerna. Vi har sammanställt de allmänna uppgifterna för införandestadiet på checklistan längst ner på sidan. 

Kommunikation

Kommunikation är viktig vid följande införandestadium. Med tanke på en smidig verksamhet är det av största vikt att de parter i organisationen som är involverade i införandet är medvetna om hur införandet framskrider. Vikten av kommunikation accentueras om man måste avvika från den fastställda planen.

Därför bör kommunikation planeras i förväg. Den relevanta kommunikationsplanen och det relaterade materialet bör utarbetas i förväg, eftersom det ofta inte finns tillräckligt med tid för det i införandestadiet.

Vad kan och bör man vara förberedd på i kommunikationen? Svar på kommunikations- och verktygsfrågor finns bakom länken längst ner på denna sida.

Testning och godkännande

Införandet tjänsten Tillstånd och tillsyn omfattar två typer av testning:

• teknisk testning, som testar integrationens tekniska funktioner hos integrationen eller införandet av blankettrobotik som är inbyggd i tjänsten eller systemet
• funktionell testning inför godkännande, där serviceprocesspersonalens agerande och tekniska lösningar som en enhetlig tjänsteleverantör testas (säkerställer tjänstens funktion)

Det är motiverat att anteckna resultaten av testningen och godkännandet: vad som är helt färdigt och vad som fortfarande måste åtgärdas och hur detta senare påverkar användningen av tjänsten. Utifrån denna information fattas beslut om att starta införandet.

Beslut om att starta införandet

Detta beslut bör fattas utifrån testresultaten, så att man är medveten om hur införandet påverkar

• organisationen: personal och systemdrift
• och kundernas serviceupplevelse.

För beslutsfattande bör åtminstone data relaterade till testning och godkännande samlas in, liksom en plan för införandet. Det är också motiverat att bedöma riskerna relaterade till införandet. Utifrån denna information kan beslut om införande fattas.

Checklista över uppgifter och verktyg

Uppgifter i stadiet

Den mest heltäckande listan över uppgifter vid införande finns i den införandeplan som organisationen upprättat. Uppgifter som åtminstone måste vara slutförda innan man går vidare till nästa steg har sammanställts här.

• uppgifter relaterade till förändringar i serviceprocessen
  • granskning av processen med tanke på dagliga uppgifter och nödvändiga ändringar av processbeskrivningen
  • uppdatering av instruktionerna
  • registrering av nödvändiga systemändringar
  • kartläggning av utbildningsbehov
• kommunikation
  • kommunikationsplan och målgrupper
  • kommunikationsinnehåll
  • annan relevant kommunikationsförmåga
• nödvändiga supporttjänster
  • för införande
  • för löpande tjänster 
• förberedelser för kundhandledning när tjänsterna förändras
  • Suomi.fi-servicedatalagrets servicebeskrivningar
  • myndighetens kundhandledning och informationstjänster (bl.a. webbplatser)
• uppgifter relaterade till anslutning till tjänsten
  • åtgärder relaterade till myndighetsspecifika inloggningsmetoder
  • personalens förmåga att logga in i och använda tjänsten
  • anslutning av ärenden till tjänsten
    • uppgifter om tjänster på anslutningsblanketten
    • sändning och uppföljning av blanketten
• planering och ordnande av relevanta informationsmöten
• genomförande av relevant systemförmåga
  • integration eller blankettrobotik mellan myndighetens e-tjänster och tjänsten Tillstånd och tillsyn
  • genomförande av andra planerade ändringsbehov
• Plan för införandet
• Testning som ny verksamhet kräver
  • teknisk testning
  • funktionell testning (E2E)
  • Godkännande och åtgärdande av brister samt registreringar
• Beslut om att övergå till införandet

Instruktioner och verktyg för stadiet