Tehtävä 4: Käyttöönotettavat asioinnit

---

Ensin on kartoitettava, mitä Luvat ja valvonta -palvelun asiointeja viranomainen liittää palveluprosessiinsa. Tämän jälkeen jokaiselle liitettävälle asioinnille valitaan liitostapa. Lopuksi asiointien tiedot kootaan liittymislomakkeelle ja lähetetään se Luvat ja valvonta -palveluun. Lähetetty liittymislomake toimii viranomaisen liittymisilmoituksena Luvat ja valvonta -palveluun.

Käyttöönotettavissa olevat asioinnit

Käyttöönotettavissa (ja siten liitettävissä) olevat kuntien lupa- ja valvonta -asioinnit löydät tämän tukisivuston viranomaiset osana palvelukokonaisuutta -osiosta.

Liitostavat

Liitostapoja on kaksi:

1. Sähköinen tiedonvälitysrajapinta, jonka kautta viranomaisen sähköinen asiointipalvelu (tai -järjestelmä) voidaan liittää Luvat ja valvonta -palveluun tai
2. Kevytasiointi, jonka avulla viranomaisen perinteisin tavoin tarjottu (esim. sähköposti ja paperi ja PDF-lomakkeet) asiointi voidaan sähköistää ja liittää Luvat ja valvonta -palveluun

Kaikki liitostavat on kuvattu tarkemmin tukisivuston liitostavat osiossa.

Liitostavan valinta

Liitostavan valinnassa keskeisintä on miten viranomainen tarjoaa asioinnin asiakkaalle: sähköisen asiointipalvelun vai perinteisten asiointikanavien (virasto, sähköposti, jne…) kautta. Jos viranomainen tarjoaa asiakkaalle sähköistä asiointipalvelua tai -järjestelmää, voidaan kyseinen asiointi liittää palveluun

• A) sähköisen tiedonvälitysrajapinnan kautta tai
• B) kevytasiointi ominaisuutta hyödyntäen

Liitettäessä asiointi sähköisen tiedonvälitysrajapinnan kautta Luvat ja valvonta -palveluun, tulee varsinainen sähköinen tiedonvälitys (integraatio) toteuttaa ja testata kokonaisuudessaan (päästä päähän -testaus) ennen asioinnin käyttöönottoa Luvat ja valvonta -palvelussa.

Jos organisaatiolla ei ole käytössä asiointiin sähköistä asiointipalvelua, liitetään asiointi Luvat ja valvonta –palveluun B) kevytasiointi ominaisuutta hyödyntäen.

Uusiutuvan energian hankkeet (RED II)

Uusiutuvan energian asiakashankkeiden (RED II) palvelukokonaisuus voidaan poikkeuksellisesti liittää myös ”ehdollisena kevytasiointina” (C) Luvat ja valvonta –palveluun. Tällöin asioinnit rajataan koskemaan vain uusiutuvan energian hankkeita. Tämä estää asiakkaita (luvanhakijoita) käyn nistämästä asiointia Luvat ja valvonta –palvelussa muissa tapauksissa (esim. rakennuslupa, joka ei liity uusiutuvan energian hankkeisiin)

Liittymislomake

Viranomainen ilmoittaa asiointiensa liitoksista Luvat ja valvonta -palveluun liittymislomakkeella. Lomakkeessa viranomaiselta pyydetään liittyvän organisaation tietojen ja asiointikohtaisia tietoja seuraavasti

Tarvittavat tiedot

1. Organisaation tiedot
Asiointejaan liittävän organisaation nimi, Y-tunnus ja PTV-organisaatiotunniste Liitettävästä asioinnista vastaava organisaatio toteuttaa liittymisen esim. jos kyseessä on kuntayhtymä, niin liittymisen Luvat ja valvonta -palveluun tekee asiointipalvelusta vastaava organisaatio Yhteyshenkilön nimi, sähköposti, puhelinnumero ja tarvittaessa liittymisen lisätietoja
2. Asiointikohtaiset tiedot
Sähköinen tiedonvälitysrajapinta ja Ehdollinen kevytasiointi (vain RED II)	Kevytasiointi	Liitettävä asiointi (esim. kunnan rakennuslupa) Alue tai alueet, joissa asiointi otetaan käyttöön (alueyksikkö on kunta) Sähköpostiosoite asioinnista syntyviä Luvat ja Valvonta –palvelun heräteviestejä varten
		Yllä mainitut kevytasioinnin tiedot + PTV-verkkoasioinnin tunniste Asioinnin aloituksen URL-osoite viranomaisen asiointipalvelussa

Alue

Alueellisten viranomaisten (kunnat, pelastuslaitokset, sairaanhoitopiirit, poliisilaitokset ja hyvinvointialueet) asioinneille määritetään käyttöönotettaviksi kunta-aluekohtaisesti

• Mikäli viranomainen toimii  tai viranomaisen asiointi usean kunnan alueella, ilmoitetaan nämä kunta-alueet liittymislomakkeella
• Esim. pelastuslaitos ilmoittaa toimialueensa kunnat liittymislomakkeella

Heräteviestit

Luvat ja valvonta -palvelusta lähtevät asiointien heräteviestit määritellään jokaiselle viranomaiselle asiointikohtaisesti. Heräteviestit lähetetään viranomaisen määrittelemään sähköpostiin. Sähköpostiosoitteena kannattaa käyttää ryhmä- tai rooliosoitetta (esim. kirjaamo@organisaatio.fi) henkilökohtaisen osoitteen sijaan, jotta herätteet tavoittavat viranomaisen kaikkina palveluaikoina henkilöiden poissaoloista huolimatta. 

Kun asiakas jättää hakemuksen Luvat ja valvonta -palveluun, lähettää palvelu heräteviestin asioinnista vastaavan viranomaisen määrittelemään sähköpostiin.

Lisää heräteviestien ominaisuuksista löydät tukisivuston palvelun ominaisuuksista.

PTV-tunnisteet

Suomi.fi-palvelutietovaranto, eli PTV on valtakunnallinen keskitetty tietovaranto, johon kunnat, valtio ja yksityinen sektori kuvaavat asiakaslähtöisesti palvelunsa ja niiden asiointikanavat.

Luvat ja valvonta -palvelu linkitetään viranomaisen palveluun hyödyntämällä PTV:n organisaatio- ja palvelutunnistetta. Näin asiakas löytää viranomaisen tarjoaman palvelun. Lähtökohtaisesti kaikki PTV-asiat kannattaa hoitaa organisaatiosi PTV-pääkäyttäjän avustuksella.

On hyvä varmistaa, että organisaatio on ottanut Suomi.fi-palvelutietovarannon käyttöönsä. Tämä on edellytys PTV-tunnistetietojen hyödyntämiselle. Laki hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista (571/2016) velvoittaa julkishallinnon organisaatioita kuvaamaan palvelunsa Suomi.fi-palvelutietovarantoon. Sivun alalaidassa on ohje PTV-tunnistetietojen löytämiseksi, jos organisaatio ja viranomaisen palvelu on kuvattu Suomi.fi-palvelutietovarantoon.

Asioinnin aloituksen URL-osoite

Asioinnin aloituksen URL-osoitetta tarvitaan, jotta Luvat ja valvonta -palvelu osaa ohjata asiakkaan automaattisesti oikeaan paikkaan jatkamaan asiointia viranomaisen asiointipalvelussa. Lähtökohtaisesti URL-osoitteen tulee ohjata viranomaisen asiointipalvelun kyseisen asioinnin aloituskohtaan, jolloin asiointikokemuksesta tulee mahdollisimman saumaton.

Liittymislomakkeen täyttö

Kuntien liittymislomake ja lomakkeen täyttöohje löytyvät sivun alalaidasta. Liittymislomake on Excel-taulukko, joka sisältää viisi välilehteä, joista kaksi ensimmäistä on tarkoitettu liittyvälle viranomaiselle. Ensimmäisellä välilehdellä on  yksityiskohtainen täyttöohje ja varsinainen tietojen täyttö löytyy välilehdeltä ”Liittymislomake”. Lomakkeen muut välilehdet ovat Luvat ja valvonta –palvelun käytössä (lukittuja).

Liittymislomakkeen palauttaminen

Palauta täytetty lomake osoitteesen tuki.lv(at)ely-keskus.fi. Viestin otsikoksi “Liittyminen Luvat ja valvonta palveluun (organisaation nimi)” ja täytetty lomake viestin liitteeksi.

 

Siirry tehtävään 5: Vahvistus Luvat ja valvonta -palvelusta