Käyttöönoton tuki
Käyttöönoton aikana on tärkeää varmistaa, että viranomaiselle tulevat lupahakemukset tai yhteydenotot osataan käsitellä ja huomioida oikein. Ohjeiden ja koulutusten lisäksi tarjolla on hyvä olla käytännön tukea sitä tarvitseville. Osa henkilöstöstä saattaa tarvita yksityiskohtaista opastusta esimerkiksi silloin, kun ensimmäiset lupahakemukset palvelun kautta saapuvat käsiteltäviksi.
Tuesta vastaaville henkilöille on hyvä varata riittävästi aikaa Luvat ja valvonta -palveluun perehtymiseen (ennen “ota käyttöön” -vaihetta) ja kollegoiden tukemiseen ja avustamiseen käyttöönotossa. Henkilöstölle tulee viestiä selkeästi, keneltä he voivat pyytää apua.
Milloin tuen on oltava käytettävissä?
Viranomaisen tuen on oltava tehostetusti käytettävissä “ota käyttöön” -vaiheesta käyttöönoton päättymiseen saakka. Tehtävään tarvittavan ajan määrä vaihtelee riippuen mm. muutoksen laajuudesta ja henkilöstön määrästä. Vaikka tuen tarve vähenee käyttöönoton jälkeen, tulee tuki siirtää organisaation yleiseen tukitoimintaan. Ongelmatilanteiden lisäksi tuki tarjoaa esimerkiksi uusien lupakäsittelijöiden perehdytystä.
Miten tuki kannattaa järjestää?
Mikäli viranomainen on nimennyt projektiin muutoksen aikaisia muutosta tukevia henkilöitä (muutosagentteja), heitä on suositeltavaa hyödyntää myös käyttöönoton aikaisena tukena. Luontevia tukea antavia ovat perehdytystä ja koulutusta antavat järjestelmien pääkäyttäjät ja esimiehet.