Muutostarpeen analyysityöpajat
Kun Luvat ja valvonta -palveluun suunnitellaan uusia palvelukokonaisuuksia tai muita merkittäviä muutoksia, hyödynnetään suunnittelussa ja määrittelyssä analyysityöpajoja, joilla tunnistetaan ja analysoidaan muutostapeet palveluun ja sen ominaisuuksiin. Lisäksi analyysityöpajoissa kartoitetaan muutoksien vaikutuksia ja muutostarpeita eri sidosryhmille: muutoksen vaikutuspiirissä oleville viranomaisille ja asiakkaille.
Tehokas tapa selvittää muutostarvetta on järjestää kaksiosainen työpaja, jossa muutokseen liittyvät viranomaiset selvittävät muutostarveanalyysin avulla vastuullaan olevan lupakäsittelyprosessin asiakasvaikutuksineen. Muutostarveanalyysi auttaa viranomaista tunnistamaan, mitä toimintatapoja tai rakenteita viranomaisen tulisi palveluun liittyessään muuttaa, jotta yhteiset tavoitteet, kuten aito asiakaslähtöisyys ja viranomaisten välinen yhteistyö saavutetaan.
Ensimmäisessä työpajassa keskitytään nykytilanteeseen yksittäisen viranomaisen näkökulmasta ja pyritään tunnistamaan muutostarpeet. Toisessa työpajassa vahvistetaan muutoskohdat ja tarkastellaan yhteistyötä muiden viranomaisten kanssa.
Toimintatapojen muutostarveanalyysissä käytetään taustatietona tuotoksia ensimmäisestä palvelumuotoilutyöpajasta, jossa keskiössä on asiakashyöty. Mikäli palvelumuotoilutyöpajaa asiakkaiden kanssa ei ole järjestetty, voidaan samoja kysymyksiä kysyä asiakkailta haastattelemalla. Toimintatapojen muutostarveanalyysin lopputulokset dokumentoidaan muutoskarttaan ja muutoskortteihin.
Milloin työpajat järjestetään?
Työpajat järjestetään vain, kun palveluun ollaan toteuttamassa uusia palvelukokonaisuuksia tai muita merkittäviä muutoksia. Tällöin muutostarveanalyysi on suositeltavaa tehdä liittymisen valmistelun alkuvaiheessa, jotta tarvittavat muutokset ehditään toteuttamaan ennen teknistä käyttöönottoa.
Kuka työpajoista vastaa ja kenelle ne on suunnattu?
Kokonaan uusia palvelukokonaisuuksia toteutettaessa palvelumuotoilutyöpajat ja mahdolliset haastattelut fasilitoi ja dokumentoi Luvat ja valvonta -hankkeen kumppani. Työpajoihin osallistuvat viranomaisen asiantuntijat ja asiakkaat. Viranomaiselta odotetaan lisäksi osallistumista haastatteluihin ja itsenäiseen työskentelyyn. Osallistujat kartoitetaan yhdessä hankkeen kanssa.